Het nieuwe UBO-register: wat brengt dit met zich mee?

Op 27 september 2020 is het UBO-register in werking getreden, waarbij UBO staat voor: ‘ultimate beneficial owner’. Dit UBO-register is in het leven geroepen met als doel het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, als het witwassen van geld en terrorismefinanciering. Het UBO-register moet inzichtelijk maken wie de uiteindelijke eigendom en/of zeggenschap heeft bij de onderneming.

De inwerkingtreding van het UBO-register hangt samen met het besluit tot wijziging van het Handelsregisterbesluit 2008 en het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018. Dit brengt met zich mee, dat iedere vennootschap of andere juridische entiteit verplicht is bepaalde informatie over deze UBO of UBO’s te verzamelen, bij te houden en te registreren. Zo kunnen personen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter juridische entiteiten. Daarnaast kunnen personen en organisaties door de openbaarheid van het register beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken doen. Het UBO-register wordt beheerd door de Kamer van Koophandel, waar ook de registratie geschiedt.

Voor welke ondernemingen geldt deze registratieplicht?

Ondernemingen met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om UBO’s in te schrijven:

niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
stichtingen;
verenigingen;
onderlinge waarborgmaatschappijen;
coöperaties;
vennootschappen onder firma;
maatschappen;
commanditaire vennootschappen;
kerkgenootschappen.

Dit betekent dat bijvoorbeeld een eenmanszaak, vereniging van eigenaars of een beursgenoteerde vennootschap geen registratieplicht heeft.

Wanneer registreren?

Vanaf 27 september 2020 is het voor ondernemingen mogelijk om een UBO te registreren bij de Kamer van Koophandel. Tot 27 maart 2022 is het mogelijk om deze registratie te doen. De Kamer van Koophandel zal ook alle opgaveplichtige ondernemingen tijdig een brief sturen. Voor ondernemingen opgericht na 27 september 2020 geldt direct de registratieplicht bij inschrijving van de onderneming bij de Kamer van Koophandel.

Wie is dan een UBO binnen een onderneming?

De UBO is de natuurlijk persoon die als uiteindelijk belanghebbende op grond van het houden van aandelen, stemrecht of een eigendomsbelang, een in het handelsregister geregistreerd economisch belang heeft dat groter is dan 25%. Van de persoon die dus 25% of meer van de aandelen in een onderneming houdt, worden er dus gegevens vastgelegd bij de Kamer van Koophandel. Indien er geen natuurlijk persoon is die (direct of indirect) een belang heeft van meer dan 25%, dan moet de onderneming een lid van het hoger leidinggevend personeel registreren als pseudo-UBO. In de praktijk zal dit een (statutair) bestuurder of vennoot zijn. Het is verplicht om ten minste één UBO te registreren.

Welke gegevens van de UBO moeten er worden ingeschreven?

In het handelsregister worden over de uiteindelijk belanghebbende de volgende gegevens opgenomen:

Burgerservicenummer of buitenlands fiscaal identificatienummer;
naam, geboortemaand en -jaar;
nationaliteit;
land waar de UBO woonachtig is.

Daarnaast dienen de aard van het door de uiteindelijk belanghebbende gehouden economische belang en de omvang van dit belang (percentage) te worden geregistreerd. Afschriften van documenten waaruit deze gegevens blijken, moeten worden gedeponeerd in het handelsregister.

Een deel van deze gegevens zal openbaar zijn en dus voor ieder toegankelijk. Voor- en achternaam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en aard en omvang van het belang zijn openbaar. Het niet openbare deel zal enkel toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten zoals het Openbaar Ministerie. Zij zullen deze gegevens gebruiken in het kader van een onderzoek naar witwassen en terrorismefinanciering.

Vragen en hulp met betrekking tot het UBO-register

Heeft u vragen of kunt u hulp gebruiken bij het vaststellen wie de UBO binnen uw onderneming is of kunnen wij u assisteren met het registreren van de UBO voor uw onderneming? Neemt u gerust contact met ons op.